Blog 11: De CPQ-paradox, door Peter Prins, Merkato CPQ Consultant

Is Verkoop Geen Knelpunt?

CPQ staat voor ‘Configure Price Quote’. Het is in essentie het configureren om tot een verkoopprijs voor een offerte te komen.

Voor veel bedrijven is de tijd besteed aan het maken van een offerte relatief kort vergeleken met andere bedrijfsprocessen. Het creëren van een offerte duurt ‘slechts’ een paar uur.

Veel bedrijven gebruiken spreadsheets – vaak verschillende voor elke productgroep – om prijzen te berekenen. Daarnaast is er een documentsjabloon voor standaardteksten en afbeeldingen, die verkopers kunnen aanpassen.

Verkopers gebruiken vaak hun eigen sjablonen of kopiëren eerdere vergelijkbare offertes. De prijs uit de spreadsheet wordt overgezet naar het offertedocument, dat als PDF wordt opgeslagen en naar de klant wordt gemaild. CPQ in een notendop! Dus deze groep vraagt niet snel om een offerteconfigurator.

Verborgen Gebreken

De praktijk wijst vaak uit dat de knip- en plakworkflow onvermijdelijke problemen met zich meebrengt, zoals:

• • Per ongeluk niet-verwijderde teksten in de offerte, waardoor de klant een niet-gecalculeerde optie verwacht.
  • Het gebruik van een verouderde rekensheet zonder recente prijsverhogingen.
  • De klant vraagt om een alternatieve aanbieding of aanpassingen, wat afhangt van de handigheid van de verkoper met zijn versiebeheer.
  • Varianten in offertes zorgen voor verwarring.
  • Ontbrekende informatie die nog opgehaald moet worden door de binnendienst of werkvoorbereiding.

CPQ als procesverbetering

Naast de verkoopvoordelen, door het genereren van uniforme, foutloze offertes, zijn er talloze voordelen gedurende de rest van het bestelproces:

• • Offerteversiebeheer > Nadat een offerte is verzonden, kunnen er alleen aanpassingen worden doorgevoerd als er een nieuwe versie van de offerte wordt aangemaakt. Traceerbaarheid;
  • Optioneel aanbod > Een offerte met opties kan pas naar de bestelfase gaan nadat de klant zijn keuze uit de opties heeft gemaakt;
  • Invoervalidaties > Ontbrekende gegevens blokkeren de mogelijkheid om de offerte naar de volgende fase van het proces te verplaatsen;
  • Technische controle > Technische goedkeuring voor specifieke opties of specialismen, dus eerst een technisch advies/goedkeuring voordat er ‘specialiteiten’ aangeboden kunnen worden;
  • Financiële controle > Goedkeuring is verplicht boven een bepaalde korting of bedrag door een leidinggevende;
  • Op gebruikers gebaseerde regels > Producten of opties die bijvoorbeeld niet beschikbaar zijn voor distributeurs in een bepaalde regio, zijn niet voor hen beschikbaar.

Kortom, er zijn veel features beschikbaar die ervoor zorgen dat de uiteindelijk geaccepteerde offerte probleemloos kan worden omgezet in een order. En omdat alle informatie aanwezig en gevalideerd is, kunnen stroomafwaartse processen met één druk op de knop worden geactiveerd.

Koppelingen met andere bedrijfsapplicaties, zoals CRM, ERP en/of PDM (productdatamanagement), voorkomen het handmatig invoeren of kopiëren van artikellijsten met geconfigureerde prijzen en kenmerken.

Winst op alle Fronten

Wat betekent dit alles voor het gehele post-sales proces?

Voor het voorbereiden van de klus hoeft u na ontvangst van een bestelling veel minder onderzoek te doen. Ze kunnen zich echt concentreren op de speciale onderdelen.

Hetzelfde geldt voor techniek. Doordat de specificaties na de verkoop worden vastgesteld, zijn er minder discussies en repetitief werk om de gewenste oplossing te bereiken.

Inkoop ziet de behoeften in het ERP-systeem en zal zich vooral kunnen richten op het vinden van schaalvoordelen bij de inkoop. Nood- of reparatieopdrachten zullen veel minder vaak voorkomen.

Dit alles heeft impact op de verschillende fases van het proces na de verkoop: CTO-onderdelen zijn makkelijker te plannen, de productie heeft minder last van spoedorders en het transport hoeft achteraf minder te leveren. Het percentage ‘First Time Good’ zal stijgen.

Bovenstaand staafdiagram laat zien welke winst er in het gehele proces te behalen is.

De CPQ-paradox: Meer Werk voor Verkoop!?

Eén ding is duidelijk als je naar de grafiek kijkt: Sales krijgt meer werk!? Maar dat is niet het doel!

Als we echter kijken naar de voltooiing van één enkel citaat, zou dit wel eens de waarheid kunnen zijn. De configurator is sneller dan het oude kopieer- en plakwerk, maar het extra werk voor de verkoper zit vooral in de ‘volledige verkoop’. Dit houdt in dat we ervoor zorgen dat de wensen van de klant correct worden vertaald naar een oplossing, voorzien van alle benodigde data.

Daarnaast zal er bij specialismen overleg moeten plaatsvinden met engineering. En bij risicovolle orders kan het nodig zijn dat deze door een financieel manager worden beoordeeld.

Maar ook aspecten als betalingstermijnen, leveringsvoorwaarden, financiering, productspecificaties en alle andere aspecten die een A4-offerte omzetten in een “Digital Product Definition”. Onder Digitale Productdefinitie (DPD) bedoelen we het volledige bestand met daarin alle kenmerken en afspraken van de gehele deal. Dus niet alleen een gesprek, een beeld, een prijs. In de DPD willen we ook functionele specificaties vastleggen voor latere analyses. De DPO kan gedurende het gehele productieproces door verschillende partijen worden geraadpleegd.

Dit zijn dus de punten waar een verkoper meer tijd aan zou kunnen besteden, wat verderop in het proces veel voordelen zal opleveren!

De moderne CPQ-tool is veel meer dan een systeem om een ​​prijs te berekenen en een mooi document te maken. Het is een systeem geworden om gegevens vast te leggen voor belanghebbenden in het gehele proces.

Projectrisico

In het Merkato-implementatieproces is sales een belangrijke gebruiker en belangrijke stakeholder. Natuurlijk is het belangrijk dat sales eindelijk een tool heeft waarmee ze goed kunnen werken. Het is echter een valkuil om andere procesvoordelen waarmee tijdens de implementatie rekening wordt gehouden, uit het oog te verliezen.

Als sales te veel invloed heeft op het implementatieproject, is het gezien de paradox waarschijnlijk dat sales niet enthousiast zal zijn over het gebruik van deze oplossing. Misschien zijn ze bang om vrijheden te verliezen en zullen ze allerlei uitzonderlijke situaties tegenkomen om de configurator niet te gebruiken.

Daarom is het belangrijk dat bij de implementatie van een CPQ-project duidelijk wordt dat het om een ​​procesverbetering gaat. Elke afdeling zou bij deze implementaties betrokken moeten worden en het management zou de visie en einddoelen moeten bewaken.

Als het correct aangepakt wordt, zal de CPQ-paradox geen projectrisico vormen!